Laatste update: 14 augustus 2025

1. Definities

The Apex Lab: handelsnaam Pro Performance Therapy
Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst met The Apex Lab aangaat.
Deelnemer: de individuele persoon die deelneemt aan metingen, vragenlijsten, assessments of workshops.
Diensten: (bedrijfs)gezondheids- en vitaliteitsadvies, analyses, workshops/trainingen, vragenlijsten, data-verwerking van wearables en aanverwante activiteiten.
Overeenkomst: elke afspraak tussen The Apex Lab en Opdrachtgever, incl. offerte, opdrachtbevestiging en deze voorwaarden.
Schriftelijk: ook e-mail.

2. Toepasselijkheid en rangorde

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en Overeenkomsten van The Apex Lab.
2.2 Afwijkingen zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn overeengekomen.
2.3 Rangorde bij tegenstrijdigheden: (i) opdrachtbevestiging/Statement of Work (SoW), (ii) eventuele verwerkersovereenkomst, (iii) deze Algemene Voorwaarden, (iv) offerte.

3. Offertes, totstandkoming en duur

3.1 Offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld.
3.2 Een Overeenkomst komt tot stand na schriftelijke aanvaarding van de offerte of bij start van uitvoering.
3.3 Tenzij anders afgesproken is de overeenkomst een inspanningsverbintenis: The Apex Lab voert de Diensten zorgvuldig uit, zonder resultaatgarantie.

4. Diensten en medewerking van Opdrachtgever

4.1 Opdrachtgever zorgt tijdig voor alle informatie, toegang en resources die redelijkerwijs nodig zijn (incl. contact met deelnemers).
4.2 Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van aangeleverde informatie.
4.3 Wij mogen werkzaamheden (deels) laten uitvoeren door zorgvuldig geselecteerde onderaannemers.

5. Gezondheidsdisclaimer (geen medische zorg)

5.1 Informatie en rapportages van The Apex Lab zijn geen medisch of arbeidsgeneeskundig advies en vervangen geen consult bij (bedrijfs)arts.
5.2 Beslissingen die Opdrachtgever/deelnemer neemt op basis van analyses zijn voor eigen verantwoordelijkheid.

6. Vragenlijsten, wearables en dataverwerking

6.1 Verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens gebeurt conform onze Privacyverklaring (zie /privacy).
6.2 Voor gezondheidsgegevens (o.a. wearable- en vragenlijstdata) is uitdrukkelijke toestemming van de deelnemer vereist. Opdrachtgever draagt zorg voor correcte informatievoorziening richting deelnemers in het kader van de opdracht.
6.3 The Apex Lab gebruikt o.a. Google Workspace/Drive en Labfront als (sub)verwerkers. Indien The Apex Lab (deels) als verwerker optreedt namens Opdrachtgever, sluiten partijen een verwerkersovereenkomst.
6.4 Ruwe data wordt waar mogelijk gepseudonimiseerd (ParticipantID), het sleutelbestand wordt apart en beperkt toegankelijk bewaard.

7. Prijzen, facturatie en betaling

7.1 Tenzij anders vermeld zijn tarieven exclusief btw en overige heffingen. Reis- en verblijfskosten en materiaalkosten worden separaat gefactureerd.
7.2 Betalingstermijn: 14 dagen na factuurdatum.
7.3 Bij te late betaling is de wettelijke handelsrente verschuldigd en komen redelijke buitengerechtelijke incassokosten voor rekening van Opdrachtgever.
7.4 The Apex Lab mag prijzen jaarlijks indexeren (referentie: CPI van het CBS) en tussentijds aanpassen bij wijziging in scope of wet- en regelgeving.

8. Annuleren, verplaatsen en no-show

8.1 Individuele afspraken (spreekuur/assessment): kosteloos verplaatsen/annuleren tot 48 uur vooraf; daarna 100% van het tarief.
8.2 Workshops/trainingen op locatie:

• tot 14 kalenderdagen vooraf: kosteloos;

• 14 t/m 8 dagen: 50%;

• 7 dagen of minder: 100%.
  8.3 No-show van deelnemers wordt als uitgevoerd gefactureerd.
  8.4 Eventuele extern gereserveerde locatie-/materiaal-/reiskosten worden altijd doorbelast.

9. Wijziging van de opdracht (change control)

9.1 Extra werkzaamheden of scope-wijzigingen worden tegen meerwerk-tarief uitgevoerd na akkoord.
9.2 Deadlines worden waar nodig herzien bij wijzigingen of uitloop die niet aan The Apex Lab te wijten is.

10. Vertrouwelijkheid

10.1 Partijen houden alle niet-openbare informatie over en van de andere partij strikt vertrouwelijk.
10.2 Deze verplichting geldt ook na afloop van de Overeenkomst.

11. Intellectueel eigendom en gebruiksrechten

11.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op methodes, templates, tools, vragenlijsten, analyses en rapportages berusten bij The Apex Lab of haar licentiegevers.
11.2 Opdrachtgever krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor intern gebruik. Hergebruik buiten de eigen organisatie, publicatie of doorverkoop vereist voorafgaande schriftelijke toestemming.
11.3 Door Opdrachtgever aangeleverde materialen blijven eigendom van Opdrachtgever; Opdrachtgever verleent The Apex Lab een gebruiksrecht voor de uitvoering van de opdracht.

12. Oplevering, acceptatie en klachten

12.1 Deliverables worden geacht geaccepteerd te zijn als binnen 10 werkdagen na oplevering geen gemotiveerde afkeuring is ontvangen.
12.2 Klachten dienen binnen een redelijke termijn schriftelijk te worden gemeld. Het indienen van een klacht schort betalingsverplichtingen niet op.

13. Aansprakelijkheid en vrijwaring

13.1 The Apex Lab is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, met een maximum per gebeurtenis (waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt) van het factuurbedrag exclusief btw van de opdracht, met een absoluut maximum van €25.000.
13.2 The Apex Lab is niet aansprakelijk voor indirecte schade (gevolg-, gederfde winst/omzet, gemiste besparingen, reputatieschade), noch voor beslissingen die Opdrachtgever/deelnemers nemen op basis van analyses/rapportages.
13.3 Aansprakelijkheid vervalt indien de tekortkoming mede is veroorzaakt door onjuiste of onvolledige informatie van Opdrachtgever.
13.4 Opdrachtgever vrijwaart The Apex Lab tegen aanspraken van derden (incl. deelnemers) voor zover deze voortvloeien uit informatie of instructies van Opdrachtgever of uit gebruik van resultaten door Opdrachtgever in strijd met de Overeenkomst.

14. Overmacht

14.1 Er is sprake van overmacht wanneer nakoming wordt verhinderd door omstandigheden buiten de redelijke macht van The Apex Lab (o.a. uitval van leveranciers/IT-diensten, stroomstoringen, ziekte, epidemieën, overheidsmaatregelen).
14.2 In geval van overmacht worden verplichtingen opgeschort. Duurt overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen partijen de Overeenkomst schriftelijk (gedeeltelijk) ontbinden zonder schadeplichtigheid.

15. Derden-diensten en platformen

15.1 Voor functionaliteiten van derden (zoals Google Workspace/Drive, Labfront, videoplatforms, formuliertools) zijn de gebruiksvoorwaarden en beschikbaarheid van de betreffende aanbieder van toepassing.
15.2 The Apex Lab is niet aansprakelijk voor storingen of wijzigingen bij deze derden, maar zal zich inspannen om redelijke work-arounds te bieden.

16. Privacy, beveiliging en gegevensbewaring

16.1 The Apex Lab verwerkt persoonsgegevens conform de Privacyverklaring en toepasselijke wetgeving (AVG).
16.2 Indien en voor zover The Apex Lab als verwerker optreedt, geldt een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
16.3 Na afloop van het traject worden persoonsgegevens verwijderd volgens de in de Privacyverklaring opgenomen bewaartermijnen; geanonimiseerde statistieken kunnen langer worden bewaard.

17. Beëindiging

17.1 Elke partij kan de Overeenkomst schriftelijk ontbinden bij een toerekenbare, wezenlijke tekortkoming die niet binnen 30 dagen na schriftelijke ingebrekestelling is hersteld.
17.2 Bij beëindiging blijven bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om voort te duren (zoals vertrouwelijkheid, IE, aansprakelijkheid) van kracht.
17.3 Bij voortijdige beëindiging voldoet Opdrachtgever alle tot dan toe verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten.

18. Niet-overname personeel

18.1 Opdrachtgever zal zonder schriftelijke toestemming van The Apex Lab geen medewerkers of vaste onderaannemers van The Apex Lab in dienst nemen of direct/indirect inzetten voor vergelijkbare werkzaamheden, gedurende de looptijd van de Overeenkomst en 12 maanden daarna.

19. Referenties en publiciteit

19.1 The Apex Lab mag de (handels)naam en het logo van Opdrachtgever vermelden als referentie (zonder inhoudelijke details) tenzij Opdrachtgever hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.

20. Toepasselijk recht en forumkeuze

20.1 Op deze voorwaarden en de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
20.2 Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.

21. Slotbepalingen

21.1 Indien een bepaling nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen van kracht; partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige die zoveel mogelijk het doel benadert.
21.2 Rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst zijn niet overdraagbaar zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, behoudens overdracht aan een rechtsopvolger.